Em tempos de distanciamento social, precisamos encontrar caminhos para que as contratações e parcerias se mantenham ativas e que as obrigações advindas de contratos firmados durante este período possam ser realizadas.
Para que isto ocorra, podemos lançar mão de ferramentas digitais que encontram-se disponíveis no mercado. Tais ferramentas são capazes de acelerar processos que rotineiramente, seriam demorados e burocraticos.
Chegou o momento de substituir contratos físicos pela agilidade e economia dos contratos digitais.
Por não possuir barreiras geográficas, num simples clicar envia-se o contrato para inúmeras pessoas, sem custo.
Isto, nos dias de hoje, seria totalmente inviável com contratos físicos. Já que se faz necessário que uma pessoa seja encarregada de levar cópias para que cada contratado ou contratante, assine.
Os contratos digitais vieram para trazer a faciliade e simplicidade que se exige, além de muitas outras ventagens. Abaixo, Eduardo Augusto Bordoni Manzeppi, em matéria no site Olhar jurídico, explica de modo prático quais são as vantagens advindas:
A dificuldade de fazer as transações à distância
O contrato digital não possui barreiras geográficas, sendo assinado em poucos segundos, independentemente da quantidade de interessados e dos locais em que eles estejam, o que faz a diferença na velocidade dos processos em sua organização e, historicamente, a agilidade faz a diferença.
No entanto, ainda deve ser somado as dificuldades de acondicionar papéis por tantos anos à morosidade na circulação física de contratos e aos altos custos envolvidos, e você então entenderá por que não faz mais sentido não buscar a tramitação virtual de documentos.
A otimização do processo de constituição de validade
Estamos em tempos de melhoria de gestão e controle de documento para fins de segurança e proteção, seja de dados ou da privacidade, muito além do custo de armazenamento e do risco de extravio e o tempo perdido com esses processos internos sem automatização é altíssimo.
A cada dia é mais necessária a implantação de procedimentos ágeis e econômicas.
O tempo perdido, bem como dinheiro, na constituição dos contratos físicos é grande para um mundo de inovação em que mudanças de conceitos são essenciais para a gestão.
O contrato no meio físico percorrer um longo percurso de mão em mão e mesa em mesa até que possa ser avalizado e encaminhado para concretização com reconhecimento em cartório, ficando parado mais alguns dias até que retorne.
Por fim, mais custos e tempo perdido, que poderia ser minimizado e viabilizado de forma mais ágil e eficiente no escritório.
O alto custo de refutar um contrato digital
No último estudo sobre a relação entre gestão de documentos e elevação de faturamento, os dados colhidos mostraram resultados assustadores que evidenciam como muitas das causas para as dificuldades financeiras das empresas podem residir em ineficiências quase imperceptíveis no dia a dia, tais como:
Gestores perdem cerca de 1(um) mês por ano apenas procurando informações, devido à desorganização de arquivos físicos (como caixas de contratos fora de ordem, aditamentos guardados em lugares distintos e cópias de notas fiscais espalhadas pela empresa);
Profissionais, de forma geral, gastam entre 5% e 15% da sua jornada de trabalho lendo informações, mas até 50% procurando por elas;
A má gestão de documentos físicos nas empresas gera um acúmulo desordenado de documentos inúteis, os quais se misturam a outros imprescindíveis à companhia, dificultando sua localização: no mínimo 2/3 das informações armazenadas nas empresas poderiam ser removidas ou destruídas por serem obsoletas;
O custo de recriação de um documento perdido (como um contrato extraviado, por exemplo) pode ser alto, a depender das consequências da perda;
Um documento é copiado, impresso ou escaneado, em média, cerca de 20 vezes, devido ao fato de a tramitação não ser feita de forma digital.
Em sua grande maioria, as pessoas não sabem que apenas a conservação pode manter documentos tangíveis em circulação.
De fato, a história mostra que profissionais e empresas que passam algum tempo vendo ou absorvendo tendências costumam ser impedidos de entrar no mercado. Desta forma, é o momento para sair da zona de conforto e entender melhor os benefícios da empresa com a velocidade dos contratos eletrônicos.”
